İş emri formu: Excel ve PDF şablonu indirin ya da doldurup WhatsApp’tan gönderin

Üstteki anahtardan İş emri ya da Teklif’i seçin. Servis adınızı, telefonunuzu ve isterseniz logonuzu yazın; müşteri adı, plaka, marka-model ve kilometreyle birlikte şikâyeti ya da talep edilen işlemi ekleyin. Kalemlerde açıklama, adet, birim fiyat ve KDV oranını girdikçe ara toplam, KDV ve genel toplam altta güncellenir.

Hazır olunca İndir ile A4 PDF’i alın ya da WhatsApp ile paylaş düğmesini kullanın. Telefonlarda PDF doğrudan WhatsApp’a gönderilir; bilgisayarda dosya iner ve müşterinin numarasıyla sohbet açılır, dosyayı sohbete eklemeniz yeterlidir. PDF’in altında müşteri ve servis yetkilisi için imza satırları bulunur.

Formu bilgisayarda doldurmak yerine yazdırıp elle doldurmak ya da kendi Excel dosyanızda tutmak isterseniz üstteki bağlantılardan üç dosya indirebilirsiniz. Excel şablonunda iki sayfa vardır: Boş form ve Doldurulmuş örnek. Tutar sütunu adet ile birim fiyatın çarpımını, toplamlar ise satırlardaki KDV oranını kendiliğinden hesaplar; yazdırma ayarı A4 tek sayfadır.

Boş PDF yazdırıp elle doldurmak içindir, doldurulmuş örnek PDF ise aynı alanların gerçek bir işte nasıl yazıldığını gösterir. Örnekteki servis, müşteri ve tutarlar kurgusaldır. Üç dosya da hesap ve kayıt istemeden iner.

Numara, aynı işi aylar sonra bulmanın en kısa yoludur. Yıl ile sıra numarasını birleştirmek (2026-0142) ya da kısa bir ön ek kullanmak (IE-0142) yeterlidir. Numarayı atlamayın, iptal edilen formu da çöpe atmak yerine “iptal” yazıp dosyada tutun; boşluk sonradan sorulur.

Her form tek plakaya ve tek müşteriye ait olsun. Excel kullanıyorsanız her iş emri için dosyayı yeni adla kaydedin (is-emri-2026-0142-34ABC123.xlsx); aynı dosyanın üzerine yazmak önceki işin kaydını siler.

İyi bir iş emri formu tek sayfaya sığar ve her alanın bir işi vardır: kilometre bakım takibi için, şikâyet teşhis için, araç durumu itiraz için, imza onay için. Alanlar beş grupta toplanır.

Kâğıt iş emri dosyada bir sayfa olarak kalır; aynı müşteri bir yıl sonra geldiğinde önceki formu bulmak için klasör karıştırılır. Bağı kurmak için dört kural yeter: plakayı sabit biçimde yazın (34 ABC 123); her form tek plakaya ve tek müşteri kartına ait olsun; kâğıt kullanıyorsanız formları plaka sırasına göre dosyalayın; dijital kayıtta plakayı arama anahtarı yapın, plaka yazılınca müşteri ve önceki işler gelsin. Aynı araçta aynı arızanın ikinci kez gelmesi hem müşteri memnuniyeti hem garanti tartışması açısından önceden görmeniz gereken bilgidir.

Teklif, işe başlamadan önce kapsamı ve fiyatı müşteriye yazılı gösterir; geçerlilik tarihi fiyatın ne zamana kadar baz alındığını açık eder. İş emri ise aracı kabul ettiğinizde açılır ve yapılacak işlemleri ile tutarı kayda geçirir. Müşteri teklifi kabul ederse aynı bilgilerle iş emrine geçebilirsiniz.

Araç tamir teklifi formunda kalemleri tek tek yazmak, teslimde çıkabilecek “bu da mı eklendi” tartışmasını azaltır. Teslim öncesinde ek işlem ve fiyat değişikliklerini müşterinin onayıyla not düşün. KDV oranı kalem bazında girilir; hangi oranın uygulanacağı için muhasebecinize danışın.

Bu araç hesap istemez. Müşteri, araç ve fiyat bilgileri sunucuya gönderilmez; PDF tarayıcınızda üretilir. Sayfayı yenilediğinizde kaybolmasın diye taslak yalnızca bu cihazın tarayıcı belleğinde saklanır, Temizle düğmesi onu siler. Ortak bir bilgisayarda çalışıyorsanız işiniz bitince Temizle’ye basın.

Çıktı iş emri ya da teklif belgesidir; fatura veya e-belge yerine geçmez.

Aracı servise bırakırken araç kabul formu, teslim ederken servis fişi düzenlenir; iş emri bu ikisinin arasında kalemleri ve tutarı taşır. İkisi de Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği m.11’deki alanlarla hazırlanmıştır ve aynı biçimde Excel ile PDF olarak indirilebilir.

Küçük hacimde form yeterli olabilir; kayıtların plakaya, tahsilata ve araç geçmişine bağlanması gerektiğinde iş emri programı bu formun yaptığı işi tek kayıtta yürütür. Yoğun kabulde yalnız plaka ya da telefon ve kısa notla kayıt açıp müşteri ve araç kartını sonra tamamlamak için hızlı kayıt özelliğine, teklifi müşteriye bağlantıyla gönderip kalem kalem onay almak için servis teklifi özelliğine bakın. Araç geçmişi, hatırlatma ve tahsilat aynı kayıtta toplanır; kart bilgisi olmadan başlamak için 14 gün ücretsiz dene.