Oto Servis İş Emri Programı: Plakadan Teslime Tek Kayıtta Parça, İşçilik ve Tahsilat

01 · Problem

İş emri kağıtta başlar, ortada kaybolur

Çoğu serviste iş emri bir kağıt formdur. Araç gelir, şikayet forma yazılır, usta bir iki parça ekler, müşteri telefonla “fiyatı arttırın” der. Form ustanın cebinde, fiyat danışmanın defterinde, ödeme ise başka bir yerde kalır.

Bu düzende üç şey tekrar tekrar ters gider:

• Müşteriye söylenen fiyat ile sonradan kesilen tutar farklı çıkar, çünkü değişiklikler tek yere yazılmamıştır.
• Hangi iş emrinin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için ustayı aramak gerekir.
• İş bitince müşteriye verilen belge elle yazılmış bir not olur.

Dijital iş emrinde değişiklik aynı kayda yazılır; toplam kendiliğinden güncellenir ve herkes aynı rakama bakar.

02 · İş emrinde neler bulunur

Carzi servis kaydının sekmeleri

Carzi’de iş emri ayrı bir modül değil, servis kaydının kendisidir. Kayıt, işin tamamını sekmelere bölerek tutar:

• Genel: müşteri adı, telefon, e-posta; araç plakası, marka, model, yıl, yakıt, vites, renk, motor ve şasi no; teslim eden ve teslim alan; giriş tarihi ve kilometre; müşteri ve servis notu.
• Ödemeler: kayda yapılan tahsilatlar ve kalan tutar.
• Personel Primleri: işi yapan kişiler ve prim hakedişi (Standart kapsamı).
• Görseller: kayda eklenen fotoğraflar. Ekran en fazla 10 görsel kabul eder.
• Fatura: kayıttan fatura oluşturma (e-Fatura / e-Arşiv ek hizmeti etkinse).
• Yazdır ve QR Kod: servis formu çıktısı ve araç geçmişi paylaşım kodu.

03 · Nasıl çalışır

İş emri plakadan WhatsApp PDF’ine altı adımda nasıl yürür?

Akış plaka, kabul, kalem, durum, tahsilat ve çıktı sırasıyla ilerler. Ekran görüntüleri örnek verilerle hazırlanmıştır; gerçek müşteri kaydı içermez.

1. 1Plakayı yazın, müşteri ve geçmiş gelsin

   Üstteki arama kutusuna plaka, müşteri adı ya da servis kaydı yazarsınız. Müşteri kartında araçlar, hesap hareketleri, servis kayıtları ve satışlar ayrı sekmelerde durur. Aynı araç daha önce geldiyse önceki işler, tarihler ve tutarlar iş emrini açmadan görünür.

   

   

   

2. 2Kabulde kaydı açın

   Servis kaydına şikâyeti, geliş kilometresini ve giriş tarihini yazarsınız; aracı teslim eden ve teslim alan kişi de kayıtta durur. Akıllı Asistan’da “Servis kaydı oluştur” diyerek plaka, müşteri adı, telefon ve kilometreyi yazabilir ya da söyleyebilirsiniz. Yapay zekâ adımları hata yapabilir; kaydetmeden önce plaka, ad ve telefonu kontrol edin.

   

   

   

3. 3Kalemleri girin, toplam kendisi hesaplansın

   Ürün/Hizmet Kalemleri tablosuna her parça ve işçilik için ayrı satır açılır: ad, birim fiyat, adet, indirim ve KDV oranı. “İşçilik Ekle” İşçilik Tanımları’ndaki hazır işçiliği fiyatı ve KDV’siyle listeden satıra ekler; “Satır Ekle” serbest satır açar. Ara toplam, indirim, KDV ve genel toplam kayıt değiştikçe yeniden hesaplanır. Ödenen ve kalan tutar da aynı özettedir. Temel pakette parça adını ve bedelini elle girersiniz; Standart’ta stok kartından seçilen parça stok hareketi de oluşturur.

   

   

   

4. 4Durumu değiştirin, kart panoda yer değiştirsin

   Kaydın sağ üstündeki durum menüsü işin aşamasını belirler. İş Panosu aynı işleri Açık, İşlemde, Parça Bekleniyor, Teslime Hazır ve Teslim Edildi kolonlarında gösterir. Usta kartı sürükleyerek aşamayı değiştirebilir; işlem başarısız olursa kart eski yerine döner ve sıra sessizce bozulmaz. Plaka ve personel filtreleri kalabalık günde işe yarar.

   

   

   

5. 5Ödemeyi iş emrine bağlayın

   Ödemeyi servis kaydının Ödemeler sekmesine girersiniz. Nakit, kart ve havale/EFT ayrı kaydedilir; kısmi ödeme de yapılabilir. Finans bölümündeki Tahsilatlar listesi ödemeleri tür ve tarih aralığına göre süzer, Alacaklar listesi müşteri bazında açık bakiyeyi gösterir.

   

   

   

6. 6PDF’i verin, WhatsApp’tan paylaşın

   Yazdır sekmesi servis formunu önizler. Fiyatları, müşteri bakiyesini ve ödeme bilgilerini gösterme seçenekleri kutucuklarla açılıp kapanır; yani aynı kayıttan fiyatlı ya da fiyatsız çıktı alabilirsiniz. Form PDF olarak kaydedilir, e-postayla gönderilir, yazdırılır veya WhatsApp’tan paylaşılır. Gönderimi siz başlatırsınız.

   

04 · Örnek senaryo

Örnek: periyodik bakım iş emri

Aşağıdaki iş ve rakamlar kurgusaldır; yalnızca hesabın nasıl işlediğini göstermek için yazılmıştır.

Müşteri yağ bakımı için gelir. Kayda motor yağı 1.350 TL, yağ filtresi 450 TL ve işçilik 600 TL girilir. Ara toplam 2.400 TL, yüzde yirmi KDV 480 TL, genel toplam 2.880 TL olur.

Müşteri bekleme salonunda “filtreyi de değiştirelim” der ve hava filtresi 380 TL eklenir. Satırı eklediğinizde toplam kendiliğinden güncellenir; kağıt formdaki gibi baştan hesap yapmanız gerekmez.

İş bitince durumu Teslime Hazır yapar, PDF’i müşteriye verir veya WhatsApp’tan gönderirsiniz. Servis çıktısında sonraki servis tarihi ve kilometresi de yazılabilir.

05 · Kontrol listesi

Kabulden teslime iş emri kontrol listesi

İş emri ne kadar eksiksiz açılırsa sonradan o kadar az tartışma çıkar. Servis kaydında şunları doldurma alışkanlığı edinin:

• Plaka, müşteri adı ve telefon: kayıtlıysa geçmişten gelir, değilse yeni eklenir.
• Servis giriş kilometresi ve giriş tarihi: sonraki iş geldiğinde karşılaştırma imkânı verir.
• Müşterinin şikayeti, kendi sözleriyle: “direksiyonda titreme var” gibi kısa ve net bir not.
• Tahmini çıkış tarihi: müşteriye söz verdiğiniz teslim zamanı kayıtta yazılı olur.
• Aracı teslim eden ve teslim alan kişi: kimin hangi araçla ilgilendiği belli olur.
• Fotoğraf: hasarlı bölge ya da şikayetli parça için Görseller sekmesine ekleyin.
• Kalemler: parça ve işçilik ayrı satırlar olsun; hangi işten ne gelir elde edildiği netleşir.
• Sonraki servis tarihi ve kilometresi: teslimden önce doldurun, çıktıda ve müşterinin QR geçmişinde görünür.

06 · Kayıt kuralları

Ödeme, iptal ve tamamlama kuralları

Servis kaydı geçmişi koruyan bir kayıttır; bu yüzden birkaç kural baştan bilinmeli:

• Ödeme: Ödemeler sekmesinde Yeni Ödeme Ekle ile tarih, tür (Nakit, Kredi Kartı, Havale/EFT) ve tutar girilir; kayıt parçalı ödemeyi destekler. Toplam, Ödenen ve Kalan tutar anında güncellenir, ödeme kalandan fazla olamaz.
• Tamamlama: Sistem ayarlarındaki “Tam Ödeme Olmadan Servisi Tamamlamayı Engelle” açıksa kalan tutar varken kayıt tamamlanamaz; kapalıysa tamamlanır ve kalan tutar müşteri hesabında açık alacak olarak kalır. Standart’ta stoklu kalem için stok yetersizse ve negatif stoğa izin verilmemişse de kayıt tamamlanamaz.
• İptal: Servis kaydı silinmez. Yetkiniz varsa Servis Kaydını İptal Et dersiniz; kayıt İptal Edilenler listesinde kalır ve işlem geri alınamaz. Fatura kesildiyse önce fatura iptal edilir.
• Maliyet ve kâr: Parçanın alış bedeli girildiğinde maliyet ve kâr görünümü yalnızca yetkili kullanıcının ekranında çıkar; müşteri çıktısında görünmez.
• Öneri ve numara: Parça ve işçilik önerisi atölyenizin geçmiş kayıtlarından gelir. Her kayda numara verilir; isterseniz Sistem Ayarları’ndan 2-6 harf ya da rakamdan oluşan bir ön ek tanımlarsınız.

07 · Sık hatalar

İş emrinde sık yapılan beş hata

• Kalemi sonradan eklemek: usta parçayı takar, kayda yazılması günlerce unutulur ve tutar eksik kesilir. Kalemi parçayı takarken girin.
• Tek satırda “bakım” yazmak: parça ve işçilik tek satırda toplanırsa hangi kalemin ne getirdiği görülmez.
• Durumu güncellememek: kart Açık’ta kalırsa pano gerçeği göstermez; müşteri soracak diye ustayı aramak gerekir.
• Ödemeyi iş emrine bağlamamak: tahsilat ayrı bir defterde tutulursa kalan tutar kayıtta görünmez.
• Çıktıda yanlış bilgiyi göstermek: bakiye ve ödeme bilgisini müşteriye göstermek istemiyorsanız Yazdır sekmesindeki kutucukları kapatın.

08 · Karşılaştırma kriterleri

Kâğıt form, Excel şablonu ve iş emri programı: hangi kriterde fark çıkar?

Kâğıt iş emri ve Excel şablonu küçük hacimde iş görür. Fark, aynı aracın ikinci kez gelmesinde, ek iş çıkınca ve tahsilatın takibinde ortaya çıkar. İş emri programı seçerken sekiz kriteri sorun:

09 · Fiyat

İş emri programı fiyatı: hangi pakette ne var?

İş emri akışı Temel pakette vardır: servis kaydı, İş Panosu, müşteri linki, tahsilat ve PDF/WhatsApp çıktısı. Carzi Temel yıllık ödemede 18.000 TL, aylık ödemede 1.800 TL; Carzi Standart yıllık ödemede 25.000 TL, aylık ödemede 2.500 TL (KDV dahil). Tüm paketlerde (Temel, Standart, Parça Satış) 2 kullanıcı ve 1 şube dahildir; ek kullanıcı yıllık 200 TL, ek şube yıllık 2.000 TL.

Parçanın stoktan kendiliğinden düşmesi, ürün satışı ve personel primi Standart kapsamındadır. e-Fatura / e-Arşiv ek hizmettir. Sipariş, rezervasyon ve sevkiyat zinciri, kalite kontrol ve dış işçilik takibi gibi daha ağır atölye ihtiyaçları Carzi Plus’ta ele alınır.

Carzi müşteriye iş emri durumunu kendiliğinden bildirmez. Durumu panodan siz görür, müşteriye gerekirse PDF’i ya da kısa bir mesajı elle gönderirsiniz.

• Fiyatlar ve paket karşılaştırmasıAylık ve yıllık ödeme, ek hizmetler
• 14 gün ücretsiz deneKart bilgisi istenmez

10 · Kimler için

İş emri programı kimler için? Tamirci, lastikçi, kaportacı

Servis kaydı iş kolundan bağımsız bir iş emridir; her iş koluna ait ek alanlar ve akışlar ayrı sayfalarda anlatılır:

• Oto tamir programıTamirci ve tamirhane: şikâyet-teşhis ayrımı, ek iş onayı
• Lastik servisi programıSök-tak, balans ve sezon yoğunluğu
• Kaporta ve boya programıHasar fotoğrafı, sigorta onayı, haftalarca süren iş
• Yedek parça satış programıServis dışı tezgâh satışı ve stok