Oto serviste iş emri nasıl takip edilir? Adım adım

Teslim günü müşterinin "ben bunu istememiştim" demesi sanayide en pahalı cümlelerden biridir. Telefonda söylenen fiyat, ustanın iş sırasında bulduğu ek arıza, "tamam yap" diye geçilen bir parça: hiçbiri yazılı değilse elinizde gösterecek bir şey kalmaz. İş emri bu tartışmayı kayıtla kapatmak için vardır. Aşağıda hangi alanın neden gerektiğini, ek işin nasıl kayda geçtiğini ve teslimde neye bakacağınızı bulacaksınız.

İş emri olmayınca serviste ne olur?

Birden fazla usta ve içeride üç-dört araç olduğunda düzen kişilere bağlı kalır. Bir usta işi bilir, diğeri bilmez. Patron "şu araç ne durumda?" diye sorunca herkes birbirine bakar. Müşteri aradığında kimsenin elinde net cevap olmaz. İş emri bilgiyi ustanın kafasından ortak kayda taşır; usta izne çıktığı gün bile işin nerede kaldığı görünür. Açık işlerin aşamasını tek ekranda gösteren bir oto servis takip programı bu görünürlüğü günlük işe çevirir.

İş emrinde hangi alanlar bulunmalı?

Uzun olmasın ama eksik kalmasın. Çekirdek liste:

Kabulden teslime iş emri nasıl yürür?

1. Plakayı arayıp kaydı açın. Kayıtlıysa müşteri ve geçmiş gelir, değilse yeni kayıt açılır. Kilometreyi yazmadan kaydı kapatmayın.
2. Şikayeti müşterinin kelimeleriyle yazın. "Soğukta ses yapıyor" ile "rulman değişimi" aynı şey değildir; tespit ayrı alana gider.
3. Kalemleri ayırın. Parça ve işçilik ayrı satır olsun, toplam tek satıra yazılmasın.
4. Ek işi onaysız yapmayın. Usta iş sırasında yeni arıza bulursa tutarı müşteriye iletin, onayı tarihiyle kayda yazın.
5. Durumu ilerletin. Açık, işlemde, parça bekleniyor, teslime hazır gibi aşamalar günün içinde değişir; panoyu kimin güncellediği belli olsun.
6. Teslimde kalemleri birlikte okuyun. Ödemeyi kaydedin, kalan varsa açık bakiye olarak bırakın.

Servis kaydındaki sekmeler bu akışı destekler: Genel, Ödemeler, Görseller, Yazdır ve Müşteri Linki. Görseller sekmesine eklediğiniz hasarlı parça ya da gösterge fotoğrafı kayda bağlı kalır.

Devam eden iş emirleri tek listede.

Örnek: direksiyon sesi ve yağ bakımı

Müşteri "direksiyondan ses geliyor, bir de bakımı yapılsın" diyerek geliyor. Kayıt (örnek): 184.200 km, şikayet direksiyon sesi, tespit sol rotbaşı gevşek. Rotbaşı değişimi: parça 1.100 TL, işçilik 500 TL. Yağ-filtre bakımı: parça 1.350 TL, işçilik 650 TL. Toplam 3.600 TL. Müşteri 2.000 TL ödüyor, kalan 1.600 TL bir hafta sonra.

"Bakım ve takım: 3.600 TL" tek satır yazılsaydı hangi parçanın ne tuttuğu, ödemenin neyi kapattığı ve kalanın hangi işten doğduğu belirsiz olurdu. Kalem kalem yazınca müşteriye açıklamak kolaylaşır, servis de hangi işten ne kazandığını görür. Tutarlar örnektir.

Müşteri onayı ve teslim anı nasıl kayda geçer?

Sözlü onay kayda geçmez. Carzi'de servis kaydından bir Müşteri Linki oluşturulur; müşteri telefonunda durumu, fotoğrafları ve kalem kalem fiyatı görür, "Onaylıyorum" dediğinde onay saati kayda işlenir. Linki WhatsApp'tan siz gönderirsiniz. Standart pakette ayrıca Kabul sekmesi vardır: aracı teslim alırken fotoğraflar ve müşteri imzası alınır, imzadan sonra kabul fotoğrafları kilitlenir. Teslimde kilometreyi yeniden yazmak da faydalıdır; fark test sürüşünü açıklar.

Ek iş onayı tezgâhta nasıl yürür?

Usta amortisörün de sızdırdığını görünce işi durdurup danışmana gelir. Danışman parçanın ve işçiliğin tutarını söyler, müşteri “yapın” der; bu cümle o anda kayda yazılmazsa üç gün sonra kimse hatırlamaz. Alışkanlık olarak üç şeyi birlikte yazın: ek işin adı, müşteriye söylenen tutar ve onayı veren kişinin kendisi mi yoksa eşi ya da işyeri yetkilisi mi olduğu. Değişen eski parçayı teslimde müşteriye göstermek ya da vermek de aynı tartışmayı baştan keser; müşteri istemezse bunu da nota yazın.

İş emri sade nasıl tutulur?

Her alanı zorunlu yapan iş emri kullanılmaz. Kabulde yalnız plaka, müşteri, kilometre ve şikayeti zorunlu sayın; kalemler iş ilerledikçe eklensin. Sık yaptığınız bakımları hazır servis paketi olarak tanımlayın ki yağ-filtre bakımının parçası ve işçiliği her seferinde yeniden yazılmasın. Rolleri baştan paylaştırın: danışman açar, usta durumu ilerletir, kasa ödemeyi işler.

İş emrinde sık yapılan hatalar nelerdir?

• Kaydı iş bittikten sonra açmak. Hafızadan yazılan kayıt eksik kalır.
• Toplamı tek satıra yazmak. Parça ile işçilik ayrılmazsa kârlılık hesaplanamaz.
• Ek işi kayda almamak. Onaysız yapılan iş teslimde tartışma çıkarır.
• Durumu güncellememek. Panoda "işlemde" görünen araç teslim edilmişse yanlış bilgi, bilgi olmamasından kötüdür.
• Aynı bilgiyi üç deftere yazmak. İş emri, tahsilat ve fatura tek kayıttan ilerlemeli.

Sık sorulan sorular

İş emri ile servis kaydı aynı şey mi?

Günlük dilde evet. Carzi'de servis kaydı iş emrinin kendisidir: müşteri, araç, kalemler, ödeme ve durum aynı kayıttadır.

İş emrini müşteriye nasıl gösteririm?

Servis çıktısı yazdırılabilir veya PDF olarak WhatsApp'tan paylaşılabilir. Müşteri Linki ile müşteri durumu telefonundan da izler. Paylaşımı siz başlatırsınız.

Her küçük iş için iş emri açmak zaman kaybı değil mi?

Plakayla kayıt açıp hazır servis paketi eklemek birkaç dakika sürer. Açılmayan küçük işler gün sonunda toplandığında kasa farkını açıklayamaz.

Servis kaydına fotoğraf eklenebilir mi?

Evet. Görseller sekmesine fotoğraf eklenir; hasar ve parça durumu kayda bağlanır.

Yazdırılabilir bir iş emri formu da var mı?

Kağıt form arıyorsanız iş emri formu örneği yazısına ve ücretsiz iş emri formu aracına bakın.

Carzi iş emrini nasıl tutar?

Servis kaydı parça, işçilik ve hizmet kalemleriyle açılır; geliş-gidiş kilometresi, teslim alan ve teslim eden bilgisi tutulur. Nakit, kart, havale ve cari ödeme aynı kayda işlenir, kısmi ödeme açık bakiye olarak kalır. Devam eden ve tamamlanan işler ayrı listelenir, İş Panosu aktif araçları aşamalarına göre gösterir. Standart pakette serviste kullanılan ürün stoktan düşer; Temel pakette kalemler elle eklenir.

Müşteriye verilen servis çıktısı.

İlgili sayfalar

• Oto servis iş emri programı
• Servis kayıt yönetimi
• Müşteri Linki
• Kanban iş panosu
• 60 saniyede araç kabul
• Oto servis programı