Oto Servislerde Kullanıcı Yetkileri ve İşlem Geçmişi Neden Önemlidir?

Servis programına herkes aynı kullanıcı adı ve şifreyle girerse bir işlemi kimin yaptığı bilinemez. Personel değiştiğinde eski şifre dolaşmaya devam eder; satış, tahsilat veya stok değişikliğinin kaynağını bulmak zorlaşır.

Çoklu kullanıcı ve rol sistemi, her çalışanın kendi hesabıyla giriş yapmasını ve yalnızca görevi için gereken alanlara erişmesini sağlar.

Neden ortak hesap kullanılmamalı?

Ortak hesap kullanımında şu sorunlar ortaya çıkar:

• Şifrenin kimlerde olduğu bilinmez
• Personel ayrıldığında erişim kolayca kapatılamaz
• Bir kaydı kimin değiştirdiği görülemez
• Yönetici ile çalışan aynı yetkilere sahip olur
• Yanlış işlem sonrasında sorumluluk ve eğitim ihtiyacı belirlenemez

Dinamik rol sistemi nasıl çalışır?

Her servisin görev dağılımı farklıdır. Bu nedenle yalnızca sabit rol isimleri yerine işletmenin kendi rollerini oluşturabilmesi önemlidir.

Örneğin şu roller tanımlanabilir:

• Servis danışmanı
• Usta
• Kasa
• Stok sorumlusu
• İşletme yöneticisi

Her rol için görülebilecek modüller ve yapılabilecek işlemler seçilir. Bir kullanıcıya birden fazla rol atanabilir.

İşlem geçmişinde neler tutulmalı?

Her ekran görüntüleme işlemini kaydetmek sistemi gereksiz büyütür. Bunun yerine kritik değişiklikler izlenmelidir:

• Kullanıcı ve rol değişiklikleri
• Servis kaydı oluşturma ve güncelleme
• İş Panosu durum ve usta değişiklikleri
• Satış ve stok işlemleri
• Tahsilat ekleme, güncelleme ve silme
• E-Fatura oluşturma veya iptal
• Başarılı oturum açma ve şifre değişiklikleri

Şifre, JWT, ses kaydı, yapay zekâ metni ve entegrasyon anahtarları işlem geçmişine yazılmamalıdır.

Kayıtlar ne kadar saklanmalı?

Audit kayıtları sonsuza kadar tutulmak zorunda değildir. Operasyonel takip için belirlenen bir saklama süresi hem veritabanı boyutunu kontrol eder hem de kullanıcıya net bir politika sunar.

Carzi kritik işlem geçmişini 30 gün saklar ve süre dolduğunda otomatik temizler.

Kullanıcı deaktif edildiğinde ne olmalı?

Bir çalışan ayrıldığında hesabın deaktif edilmesi yeterli görünse de açık oturumların da geçersiz hale gelmesi gerekir. Rol değişikliği ve şifre sıfırlama sonrasında eski oturumların kapanması yetki değişikliğini hemen etkili kılar.

Sonuç

Rol ve işlem geçmişi yalnızca büyük servislerin ihtiyacı değildir. İki veya üç kişilik ekiplerde bile ortak şifre kullanımını bırakmak, tahsilat ve servis değişikliklerini izlemek işletme sahibine kontrol sağlar.

Carzi ile kullanıcılarınızı, rollerinizi ve işlem geçmişinizi tek panelden yönetmek için ücretsiz deneyebilirsiniz.