Oto servis kullanıcı yetkileri: kim neyi görsün, siz belirleyin

1. 1

   Ayarlar’a girin

   Ayarlar > Kullanıcılar ve Roller sekmesi “Ekip erişimi” ekranıdır. Kullanıcı sayısı ve kapasite oranı burada görünür; limitinize ulaşırsanız yeni kullanıcı eklenemez.

2. 2

   Rol oluşturun

   Roller ve Yetkiler bölümünde Yeni Rol deyin, rol adını yazın, yetkileri işaretleyin. Tümünü Seç ve Yetkileri Temizle ile hızlı başlarsınız. Sistem rolleri de listelenir; tam erişim rolü her şeyi görür.

3. 3

   Kullanıcıyı ekleyin

   Yeni Kullanıcı ile ad soyad, kullanıcı adı, e-posta, şifre ve en az bir rol girin. Çok şubeli işletmede “Erişebildiği Şubeler” alanından hangi şubelerde çalışacağını seçin.

5. 4

   Değişiklik ve kapatma

   Kullanıcıyı düzenleyin, şifresini yenileyin (en az 12 karakter), pasife alın ya da silin. Pasife alınan kullanıcı sisteme giremez; tekrar aktifleştirince girebilir. Silme geri alınamaz.

6. 5

   Şube geçişi

   Birden fazla şubeye yetkisi olan kullanıcı üstteki şube seçiciyle çalışma noktasını değiştirir; yetkisi varsa Tüm Şubeler görünümüyle sonuçları toplu inceler. Yeni kayıt açarken gerçek bir şube seçilmelidir.

7. 6

   İzleyin

   Ayarlar > İşlem Geçmişi’nde oturum açma, durum değiştirme, tahsilat ekleme/silme, toplu işlemler, şifre değiştirme, e-Fatura oluşturma gibi kritik hareketleri kullanıcı, modül ve işlem türüne göre süzersiniz. Kayıtlar 30 gün saklanır.

Neden herkes her şeyi görmemeli? Usta servis kaydını güncellemeli ama müşteri bakiyelerini, kâr raporlarını ve kullanıcı yönetimini görmesi gerekmez; danışman kayıt açar ama gider kaydını silmemeli; kasa ödeme alır ama ürün fiyatını değiştirmemeli. Bu ayrım güvensizlikten değil hatayı azaltmaktan doğar. Örnek rol düzeni (dört kişilik servis): Yönetici her ekranı, kullanıcı yönetimini ve raporları kullanır; Danışman müşteri, araç ve servis kaydıyla çalışır, kullanıcı yönetimine girmez ve gider silmez; Usta atanan işin durumunu ve notlarını günceller, müşteri bakiyesi ve raporları görmez; Kasa tahsilat ve ödeme kaydı yapar, ürün fiyatını değiştirmez.

İşlem geçmişi neden önemli? Müşteri “kayıtta 3.200 TL yazıyordu, şimdi 3.900 yazıyor” dediğinde ortak şifreyle girilen bir programda cevap yoktur; kişiye özel hesapta işlem geçmişi servis kaydının hangi saatte hangi hesapla güncellendiğini gösterir. İşlem geçmişi yanlışı düzeltmez, izini sürmenizi sağlar; kayıtlar 30 gün sonra temizlendiği için uzun vadeli arşiv sayılmaz, şüpheli durumda beklemeden bakın ve hukuki ya da mali uyuşmazlık için kendi arşivinizi (PDF çıktı, fatura, ekstre) tutun. Her çalışana ayrı hesap verin, şifre paylaşılmasın, ayrılanı aynı gün pasife alın (pasife alma ve şifre sıfırlama eski oturumları da geçersiz kılar), işlem geçmişini haftada bir okuyup silme, iptal ve tutar değişikliğine bakın.

Küçük serviste yetki sade kalsın: iki-üç kişilikte en az iki rol yeter, yönetici ve operasyon; büyüdükçe usta ve kasa rolünü ayırın. Her yetki için “bu kişi bu ekranı hangi işte kullanıyor?” diye sorun, gerekçesiz yetki vermeyin. Personel kaydı ile kullanıcı hesabı ayrıdır: sisteme girmeyecek usta için yalnız personel kaydı açabilirsiniz, bu kullanıcı limitini de korur. Limit yalnız aktif hesapları saydığı için ayda bir aktif kullanıcıları gözden geçirin.

Geçmiş ve yetki: İşlem geçmişi son 30 günü gösterir; eski kayıtlar silinir. Rol yetkisi bir ekranı ya da işlemi açıp kapatır. Temel ve Standart’ta 2 kullanıcı ve 1 şube dahildir, fazlası ek hizmettir.