Araç Bakım Takip Programı: Periyodik Bakım ve Sonraki Servis Kaydı

01 · Problem

Müşteri neden bakıma geri gelmez?

Servisin en değerli geliri düzenli gelen müşteriden gelir. Müşteri düzenli gelmiyorsa çoğu zaman sebep basittir: araba çalışıyor, aklına gelmiyor. Yağ değişimi bir yıl sonra, fren kontrolü hiç yapılmadan geçer.

Defterle bakım takibi üç yerde zorlanır:

• Kilometre, yapılan iş ve değişen parça farklı sayfalara dağılır; araç geçmişini bir araya getirmek zaman alır.
• Sonraki bakım tarihi usta ya da danışmanın kafasında kalır; müşteri bilgilendirilmeden gider.
• Müşteri “geçen sefer ne zaman yapmıştık” diye sorduğunda cevap aramak gerekir.
• Kilometre bilgisi yazılmadığı için bir sonraki bakımın ne zaman geleceği tahmin edilemez.

Bakım takibinin işi, bir aracın son durumunu ve bir sonraki adımını yazılı ve bulunabilir tutmaktır.

02 · Nasıl çalışır

Geçmişten sonraki bakıma: kayıt akışı

Aşağıdaki akış Carzi’deki gerçek ekranlarla anlatılıyor. Görüntüler örnek verilerle hazırlanmıştır.

1. 1Aracı plakayla açın ve kilometreyi yazın

   Kabulde plakayı yazarsınız; plaka kayıtlıysa müşteri ve araç bilgisi gelir. Geliş kilometresini ve şikayeti kayda girersiniz. Her gelişte kilometre kayda yazıldığı için araç kartında zaman içinde kilometre geçmişi birikir.

   

   

   

2. 2Araç kartında geçmişi okuyun

   Müşteri kartında araçlar ayrı sekmede durur. Aracın önceki gelişleri tarih, durum ve tutarla listelenir; “geçen sefer ne yapmıştık” sorusunun cevabı bir tık ötededir. İş bittiğinde kaydı açıp kalemlere bakarsınız.

   

   

   

3. 3Sık yapılan bakımı paketle ekleyin

   Yağ bakımı gibi tekrarlanan işlemleri fiyatlarıyla hazır servis paketi olarak tanımlarsınız. Bakım geldiğinde paketi tek adımda kayda eklersiniz; parça, işçilik ve fiyat kalemleri hazır gelir, kaydı tamamlamadan önce içeriği ve fiyatı kontrol edersiniz.

   

   

   

4. 4Sonraki servis tarihini ve kilometresini yazın

   Servis kaydında sonraki servis tarihi ve sonraki servis kilometresi alanları vardır. İş bitince bu alanları doldurursunuz. Bilgi servis çıktısında yazar; müşteri aracın QR kodunu açtığında tamamlanmış servislerin tarih ve kilometresiyle birlikte görür. QR geçmişte fiyat ve ödeme bilgisi yer almaz.

   

   

   

03 · Geri çağırma

Bakım zamanı gelen müşteriyi nasıl hatırlatırsınız?

Sonraki servis tarihi ve kilometresi kayıtta, çıktıda ve QR geçmişte görünür. Temel pakette geri çağırma listesini araç geçmişine bakarak siz hazırlar, müşteriyi arayarak ya da WhatsApp’tan yazarak hatırlatırsınız.

Standart pakette Hatırlatma Merkezi (Aramalar ve Hatırlatmalar ekranındaki Yaklaşan sekmesi) bu listeyi sizin yerinize toplar: bakım, muayene, trafik sigortası ve kasko tarihleri türüne ve yakınlığına göre sıralanır. Seçtiğiniz müşteriler için hazır mesaj sırayla WhatsApp’ta açılır; gözden geçirip siz gönderirsiniz, Carzi kendiliğinden mesaj atmaz.

Akıllı bakım tahmini de Standart’tadır: aracın servis kayıtlarındaki kilometre ve tarihlerden günlük kullanımı hesaplanır, bakım kilometresine yaklaşık ne zaman ulaşılacağı gösterilir. Kayıt azsa tahmin üretilmez. Her iki özellik de girdiğiniz tarih ve kilometreye dayanır; yazılmayan bilgi hatırlatılamaz.

04 · Örnek senaryo

Örnek: bir yağ bakımı ve bir sonraki bakım

Aşağıdaki rakamlar kurgusaldır; gerçek bir müşteriye ait değildir.

Müşteri aracını 84.200 km’de yağ bakımına getirir. Plaka yazılınca geçmiş açılır; son yağ değişiminin sekiz ay önce yapıldığı görülür. Usta yağı ve yağ filtresini değiştirir.

Kayıt kapatılırken sonraki servis kilometresine 94.200, tarihe ise bir yıl sonrası yazılır. Servis çıktısını müşteriye verirsiniz; çıktıda sonraki bakım bilgisi yazılıdır. İsterseniz QR kodu da gösterirsiniz; müşteri telefonundan geçmiş bakımları ve bu bilgiyi görür.

Bir yıl dolmadan sık gelen müşterilerin geçmişine bakıp bakım zamanı yaklaşanları kendiniz arayabilirsiniz. Aramayı servis ekibi yapar.

05 · Rutin

Elle ama düzenli geri çağırma rutini

• Her teslimde: Sonraki servis tarihini ve kilometresini mutlaka yazın; yazılmayan bilgi bulunamaz.
• Teslimde: Çıktıyı verin ve müşteriye bir sonraki bakımın ne zaman geleceğini sözlü olarak da söyleyin.
• Haftada bir: Temel’de düzenli gelen müşterilerin araç geçmişine bakıp zamanı yaklaşanları kendiniz listeleyip arayın; Standart’ta Hatırlatma Merkezi’ndeki Yaklaşan listesini açın.
• Arama sırasında: Geçmiş kayıtları açık tutun; “geçen sefer şunu yaptık” diye konuşmak güven verir.
• Plan hesaplamak için: Ücretsiz periyodik bakım planı aracını kullanın; bu araç Carzi hesabınızla bağlantılı çalışmaz.

06 · Sık hatalar

Bakım takibinde sık yapılan hatalar

• Kilometreyi yazmamak: sonraki bakımın zamanı belirsiz kalır.
• Sonraki servis alanını boş bırakmak: çıktıda ve QR geçmişte gösterilecek bilgi olmaz.
• Haftalık rutin belirlememek: geri çağırma ekibin elindedir; haftada bir zamanı yaklaşan araçlara bakın.
• Plakayı farklı yazmak: aynı araca iki kayıt açılır; plakayı aramayla bulup mevcut kaydı kullanın.
• Müşteri telefonunu yazmamak: geri çağırma anında ulaşılamaz.

07 · Kime uygun

Kime uygun, kime uygun değil?

• Uygun: Düzenli bakım müşterisi olan, geçmişi plakadan bulmak ve sonraki bakımı yazılı vermek isteyen servisler.
• Carzi Temel: araç kartı, kilometre ve servis geçmişi, sonraki servis alanları, servis paketleri, QR araç geçmişi, servis PDF’i ve WhatsApp paylaşımı.
• Carzi Standart: Temel’e ek olarak Hatırlatma Merkezi, akıllı bakım tahmini, stok, depo, ürün satışı ve personel primi.