Araç bakım takibi nasıl yapılır? Kayıt düzeni

Düzenli gelen müşteri servisin en ucuz gelirdir, ama müşteri “araba çalışıyor, aklıma gelmedi” diyerek aylarca gelmeyebilir. Bakım takibi bu unutkanlığı sizin tarafınızdan yönetmektir: aracın kilometresi, yapılan işi ve bir sonraki bakım aynı kayıtta durur, siz de haftada bir o listeye bakıp telefonu açarsınız.

Bu yazı kayıt düzenini anlatıyor. Müşteriyi nasıl ve hangi mesajla çağıracağınız ayrı bir iş; onu bakım hatırlatma rehberinde bulabilirsiniz.

Defterde bakım takibi nerede kopar?

Defterde kilometre bir sayfada, parça başka sayfada, telefon numarası ajandada durur. “Bu ay kimin bakımı geldi” sorusu için bütün sayfalar taranır; kimse taramaz. Sonuç, hatırlatmanın “vakit olunca yaparız” listesine düşmesidir. Kopukluk bilgisizlikten değil, bilginin üç ayrı yerde durmasından çıkar.

Her serviste yazılacak yedi satır

1. Araç kartını bir kez doğru açın. Plaka, müşteri, marka-model, yıl, yakıt tipi. Bakım paketleri yakıt tipine göre ayrışabilir.
2. Geliş kilometresini her gelişte yazın. Kilometresiz kayıttan aralık hesaplanmaz.
3. Yapılan bakımı kalem kalem girin. Yağ, yağ filtresi, hava filtresi, polen filtresi, fren sıvısı ayrı satır olsun.
4. Üretici aralığını kılavuzdan not edin. Kilometre ve süre aralığı; hangisi önce dolarsa o geçerli.
5. Sonraki servis kilometresi ile tarihini yazın. Kaydı kapatmadan bu iki alanı doldurmak kapanış adımınız olsun.
6. Haftada bir tarayın. Önümüzdeki iki hafta içinde bakımı gelenleri listeleyin.
7. Aramanın sonucunu kayda not edin. Geldi, erteledi, istemedi.

Örnek tablo: tek araç, dört kalem

Aşağıdaki aralıklar yöntemi göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir; gerçek aralık için aracın kullanım kılavuzuna bakın.

Servis kaydında tek bir “sonraki servis” kilometresi yazılabiliyorsa en yakın kalemi esas alırsınız: burada polen filtresi için 133.400 km. Müşteriye ise tablonun tamamını söylersiniz. Fren sıvısı süre sınırını aştığı için bu gelişte teklif edilir. “Yağı bugün yaptık, fren sıvısının da süresi dolmuş, onu da yapalım” cümlesi tahmine değil kayda dayanır.

Araç kartında geçmiş toplanır

Plaka yazıldığında müşteri, araç, önceki servisler, kullanılan parçalar ve notlar tek ekranda gelir. Aynı araç iki yıl sonra geldiğinde “geçen sefer ne takmıştık, kilometre kaçtı” sorusunu defter karıştırmadan cevaplarsınız. Aracı satacak müşteri, QR geçmiş bağlantısıyla alıcıya düzenli bir servis geçmişi gösterebilir.

Ekip aynı alanı aynı biçimde doldurmalı

Bakım takibi tek kişi tutarsa çöker. Sonraki servis alanını herkes tarih ve kilometreyi birlikte yazarak doldurmalı; boş bırakılan alan haftalık taramada aracı görünmez yapar. Danışmanın kapanış kontrol listesine “sonraki servis yazıldı mı?” maddesini ekleyin ve haftalık tarama görevinin bir sahibi ile bir yedeği olsun.

Yüksek kilometreli araçlarda notu uzatın

Kilometresi yükselen araçta kayış, hortum, süspansiyon burcu gibi yaşa bağlı kalemleri ayrıca not etmek, bir sonraki gelişte nelere bakılacağını gösterir. Müşteriye ani masrafı önceden söylemek güveni artırır. Yağ değişimi tarafında kilometre mi tarih mi sorusunun cevabı için yağ değişimi hatırlatma yazısına bakın.

Carzi’de bakım takibi nerede?

Carzi’nin bakım takip programı sayfası aynı akışı ekranlarla gösterir; periyodik bakım için ayrıca ücretsiz periyodik bakım planı aracı vardır.

Araç kartında plaka, marka-model, yakıt tipi ve son kilometre durur. Servis kaydı açarken geliş kilometresini, servis bilgisi bölümünde ise “Sonraki Servis KM” ve “Sonraki Servis Tarihi” alanlarını doldurursunuz. Aramalar ve Hatırlatmalar ekranının Bugün sekmesi, aracın en son servis kaydındaki bu alanlara bakar: tarihi 14 gün içinde ya da kilometresi 1.000 km içinde olan araçlar listelenir; iptal edilen kayıtlar sayılmaz. Yani yeni bir servis kaydı açıldığında eski kaydın sonraki servis bilgisi listede yerini yenisine bırakır; her kapanışta yeniden yazmak bu yüzden önemlidir. Standart’ta akıllı bakım tahmini, son 18 aydaki geliş kilometrelerinden günlük ortalama kullanımı çıkarır ve hedef kilometreye ne zaman varılacağını tahmin eder; en az iki kilometre noktası ve en az 14 günlük aralık yoksa tahmin üretmez. Sık yapılan bakımları servis paketi olarak tanımlayıp tek seçimle ekleyebilirsiniz; ücretsiz periyodik bakım planı aracı ise Carzi hesabına bağlı değil, genel bir takvim üretir.

Sık sorulan sorular

Bakımı gelen araçları nasıl bulurum?

Aramalar ve Hatırlatmalar ekranındaki Bugün sekmesi, son servis kaydında sonraki servis tarihi 14 gün içinde ya da sonraki servis kilometresine 1.000 km kalan araçları listeler. Her satırda listede neden olduğu yazar; müşteriyi aramak ya da hazır WhatsApp mesajını açmak size kalır.

Eski servis kaydına yazdığım sonraki servis tarihi neden listede görünmüyor?

Liste yalnız aracın en son iptal edilmemiş servis kaydındaki bilgiye bakar. Araç sonradan yeni bir kayıtla geldiyse güncel alan o kayıttır. Son kayıtta sonraki servis alanı boşsa araç listede görünmez; bu yüzden her kapanışta alanları doldurun.

Kilometre bilmiyorsam tahmin çalışır mı?

Akıllı bakım tahmini kayıtlardaki geliş kilometrelerinden hesap yapar. Veri yetersizse (iki noktadan az ya da 14 günden kısa aralık) tahmin göstermez; tarihe dayalı satır yine de görünür. Düzenli kilometre girişi tahmini güvenilir kılar.

Birden fazla araçlı müşteride ne olur?

Her araç ayrı araç kartıdır ve her biri kendi son servis kaydıyla izlenir. Müşteri kartından tüm araçlarına ve geçmişlerine ulaşırsınız.

Müşteri sonraki bakımı nerede görür?

Servis çıktısında ve müşterinin açtığı QR araç geçmişinde sonraki servis bilgisi yer alır. Ayrıntıyı müşteri ve araç yönetimi sayfasında bulabilirsiniz.