Müşteri ve araç takibi: plakadan tüm servis geçmişine

1. 1

   Müşteri bulun

   Soldaki menüden Müşteriler’e girin ve ad ya da telefonla arayın. Yeni müşteri için müşteri formundan ad soyad ve telefonu girin; e-posta, T.C./Vergi No ve vergi dairesi fatura için işe yarar. İşletme ayarına göre e-posta ve ikinci telefon alanı gizlenebilir.

2. 2

   Müşteri kartını okuyun

   Kartta bilgiler, Hesap Hareketleri (ödeme ve borç), Servis Kayıtları ve lastik servisinde Lastik Oteli sekmeleri bulunur. Hesap Hareketleri’nde tarih aralığını seçer, satırlarda servis kaydı numarasını ve araç plakasını görürsünüz; Fiyatlar, Bakiye ve Araç sütunlarını açıp kapatırsınız. Ekstreyi PDF ya da Excel olarak alabilir, e-posta ya da WhatsApp ile gönderebilirsiniz; müşterinin kayıtlı e-posta ve telefonu gönderim penceresinde hazır gelir.

3. 3

   Aracı bulun

   Araçlar menüsünde plakayla arayın. Araç kartında marka, model, yıl, yakıt, vites, renk, motor ve şasi numarası ile Servis Kayıtları ve QR Kod sekmeleri vardır. Plaka kayıttan sonra değiştirilemez; yanlış girilen plaka için destekle iletişime geçin.

5. 4

   Servis açarken seçin

   Servis kaydı formunda ad, telefon ya da plaka yazarken kayıtlı olanlar listelenir; seçince bilgiler forma gelir, aracın son kilometresi görünür.

6. 5

   Bilgiyi güncel tutun

   Telefon değişti mi, aracı yeni sahibi mi aldı? Kartı düzenleyip kaydedin. Bakiye ve servis geçmişi karta bağlı kaldığı için bilgi kaybolmaz.

Atölye hafızası: “geçen sefer ne yaptık?” sorusu. Müşteri arıyor, “aynı ses yine geliyor”; o aracın geçen hafta ne gördüğünü hatırlamıyorsunuz ve işi yapan usta dükkânda değil. Servis kaydında plakayı seçip şikâyeti yazdığınızda aynı araçta daha önce yapılan işler, aynı model ya da aynı şikâyet için atölyenizde geçen benzer işler listelenir. Servis kaydındaki “Bu işte genelde kullanılanlar” bölümü atölyenizde sık yazılan kalemleri kaç kez kullanıldığı ve ortalama fiyatıyla çip olarak gösterir (teklif editöründe de aynısı çıkar); bir çipe basarak kalemi eklersiniz, basmadığınız kalem kayda girmez. Öneri tahmin değil, kural tabanlı olarak yalnız sizin kayıtlarınızdan derlenir; başka işletmelerin kayıtları görünmez ve önerilere karışmaz. Akıllı Asistan’a “34 ABC 123’te geçen sefer ne yapıldı?” ya da “bu modelde fren sesi şikâyetinde ne yaptık?” diye sorabilirsiniz; arıza kodu sorarsanız kodun Türkçe açıklaması ve atölyenizin o koddaki geçmişi birlikte gelir. Hafıza ne kadar düzenli kayıt tutarsanız o kadar işe yarar: “kontrol edildi” yerine “ön balata değişti, disk ölçüldü” gibi somut yazın. İlk kayıttan önce gösterecek bir şey yoktur, teşhisi ve fiyatı siz belirlersiniz.

Kayıt düzeltme: Müşteri ve araç kayıtları geçmişi ve finansı koruduğu için silinmez, düzeltilir. Sonraki servis tarihi ve kilometresi kayıtta, çıktıda ve QR geçmişte görünür; bakım zamanı gelen müşteriyi kendiniz arayarak hatırlatırsınız.