Oto Servis E-Fatura ve E-Arşiv Entegrasyonu

01 · Problem

Aynı işi iki kez yazmak

İş bitti, müşteri faturayı istiyor. Servis kaydındaki parça ve işçilik şimdi başka bir fatura ekranına yeniden girilir. Plaka, ünvan, vergi numarası, kalemler, KDV tek tek yazılır.

Bu düzende sorun yalnızca vakit kaybı değildir:

• Yeniden girilen kalem ve tutarlarda yazım hatası çıkabilir.
• Hangi servis kaydının faturasının kesildiği, hangisinin beklediği ayrı bir yerde takip edilir.
• Fatura iptali gerektiğinde ilgili servis kaydına ulaşmak zorlaşır.

Faturayı servis kaydından başlatmak, kalemleri iki kez yazma işini ortadan kaldırır ve fatura ile iş aynı yerde durur.

02 · Kapsam

Carzi’de e-Fatura / e-Arşiv ne yapar?

Hizmetin sitede tanımlanan kapsamı şudur:

• Servis kaydından e-arşiv fatura oluşturma.
• Satış kaydından e-arşiv fatura oluşturma (satış modülü Standart’tadır).
• SMS doğrulama ile fatura onayı.
• Fatura durumu ve hata bilgisinin izlenmesi.
• Faturayı görüntüleme, yazdırma ve bağlantısını paylaşma.
• Desteklenen akışlarda fatura iptali.

03 · Nasıl çalışır

Faturayı kayıttan başlatmak

Ekran görüntüleri örnek verilerle hazırlanmıştır. Fatura oluşturma ekranları, ek hizmet etkin olan hesapta çalışır.

1. 1Servis kaydında Fatura sekmesini açın

   Servis kaydının Fatura sekmesinde “Fatura Oluştur” düğmesi bulunur. Düğmeye bastığınızda ekran hangi müşteriye ve hangi plakalı araca ait servis kaydından fatura oluşturacağınızı sorar. Fatura başlığını ve vergi ya da T.C. kimlik numarasını girip “Faturayı Oluştur” dersiniz; bu iki alan boşsa düğme pasif kalır. Kalemleri yeniden yazmazsınız.

   

   

   

2. 2Ürün satışında aynı akışı kullanın

   Satış kaydında da Fatura sekmesi vardır ve soru “bu satış için fatura oluşturmak istediğinize emin misiniz?” biçimindedir. Satış ve stok Standart kapsamındadır; yani ürün satışından fatura kesmek için Standart ile e-Fatura ek hizmeti birlikte gerekir.

   

   

   

3. 3SMS ile onaylayın, sonra izleyin

   e-Arşiv fatura sürecinde SMS doğrulama adımı bulunur. Fatura onaylandıktan sonra durumunu ekrandan izler, görüntüler, yazdırır ve bağlantısını paylaşırsınız. Hata olduğunda durum bilgisi ekranda görünür; desteklenen akışlarda fatura iptal de edilebilir.

04 · Sağlayıcı ve ayar

Sağlayıcıyı ayarlamak, test etmek ve iptal etmek

Ayarlar’daki E-Fatura Ayarları’nda sağlayıcıyı seçersiniz: GİB Portal ya da Uyumsoft. Kullanıcı adı, şifre, fatura ünvanı, vergi numarası ve vergi dairesi girilir; Uyumsoft için adres bilgileri de gerekir. Kayıtlı şifre ayar ekranında gösterilmez, değiştirmek için yeni şifre yazarsınız. e-Fatura mükellefiyeti, mali müşavir ve sağlayıcı sözleşmesi sizin tarafınızda kalır; faturayı her kayıttan siz başlatırsınız.

• Test ortamı: Test Ortamı açıkken kesilen fatura sağlayıcının test ortamına gider ve gerçek değildir. Önce bir deneme faturası kesip SMS adımını ve fatura görüntülemeyi görün; canlıya geçerken Test Ortamı’nı kapatmayı unutmayın.
• SMS onayı: Telefona gelen kod yalnız GİB Portal akışında istenir; kod gelmezse yeniden gönderebilirsiniz. Müşteri telefonu geçici numaraysa önce gerçek numarayı girin.
• Durum ve iptal: Fatura numarası, tarihi ve durumu kayıttaki Fatura sekmesinde görünür; sağlayıcı hata dönerse mesaj aynı yerde yazar. İptal isteği sağlayıcıdan doğrulama bekleyebilir. Faturası olan servis kaydı iptal edilemez, önce fatura iptal edilir; e-Fatura oluşturma ve iptal kaydı İşlem Geçmişi’nde tutulur.
• Paraşüt: Paraşüt ek hizmetini kullanıyorsanız e-Fatura’yı Carzi’nin mi Paraşüt’ün mü keseceğini seçersiniz; aynı satış için iki kez fatura oluşmaz.

05 · Tezgâh satışı

Servis açmadan yapılan satışta fatura

Müşteri yalnızca bir akü, filtre ya da silecek alıp gidiyorsa tamir kaydı açmak gereksizdir. Standart paketteki Satışlar > Yeni Satış ekranı tezgâh satışını araca bağlı olmayan ayrı bir kayıt olarak tutar; fatura da bu kayıttan başlatılır.

• Müşteri adı ve telefon zorunludur; stoğun hangi depodan düşeceği için depo seçilmeden satış kaydedilemez.
• Ürün, “Barkod veya ürün adı girin” kutusundan bulunur; adet, satış fiyatı ve indirim satırda kontrol edilir. Barkodu stok kartına girmek tezgâhta eklemeyi hızlandırır.
• Yetkiniz varsa ekranda toplam maliyet, satış kârı ve kâr marjı önizlenir; kaydedince satış oluşur, stok düşer, ödeme ve kalan bakiye müşteri hesabında izlenir.
• Satışı İptal Et ile stok hareketi iş kurallarına göre geri alınır; bu işlem müşteriye para iadesi yapmaz, iadeyi ayrıca siz yaparsınız. Faturalı satışta önce fatura iptal edilir.
• Satış personel primine girmez, çünkü prim servis kaydına bağlıdır. Araçsız satışı servis kaydına yazıp araç bilgisi uydurmayın; servis raporu ile parça satış raporu karışmasın.

06 · Örnek senaryo

Örnek: tamamlanan bir servisten fatura

Aşağıdaki akış kurgusaldır ve ek hizmetin etkin olduğu bir hesabı varsayar.

Müşteri aracını teslim almıştır; servis kaydındaki parça ve işçilik satırları tamamdır. Siz kaydın Fatura sekmesini açar, “Fatura Oluştur” dersiniz.

Ekran fatura başlığını ve vergi ya da T.C. kimlik numarasını sorar; ikisini girip onaylarsınız. Fatura SMS doğrulama aşamasına geçer. Doğrulama tamamlandığında fatura görüntülenebilir hale gelir; durumunu aynı sekmeden izlersiniz.

Müşteri faturanın bir kopyasını isterse görüntüleme ekranından yazdırır ya da bağlantısını paylaşırsınız. Hata çıkarsa durum bilgisi ekranda görünür.

07 · Hazırlık

Başlamadan önce hazırlık listesi

• Ek hizmetin kurulum ve aktivasyonunu tamamlayın; gerçek belge bunlar bitmeden düzenlenmez.
• SMS doğrulama adımı olduğu için doğrulama kodunun geleceği telefona erişiminizin olduğundan emin olun.
• Müşteri tarafında vergi numarası ya da T.C. kimlik numarasını kayıt sırasında toplamayı alışkanlık edinin.
• Fatura başlığı için işletmenizde tek tip bir yazım kuralı belirleyin; ekipteki herkes aynı biçimi kullansın.
• Hangi belge türünün işletmeniz için uygun olduğunu mali müşavirinize sorun; Carzi bu konuda hukuki danışmanlık vermez.

08 · Sık hatalar

Servis faturasında sık görülen hatalar

• Faturayı kalemler tamamlanmadan oluşturmak: kayıttaki satırlar eksikse fatura da eksik olur. Önce kayıt, sonra fatura.
• Faturadan sonra kaydı değiştirmek: oluşan fatura ile kayıt birbirinden ayrışır. Değişiklik gerekirse iptal seçeneğini ve sonraki adımı mali müşavirinizle netleştirin.
• Ödemeyi fatura sanmak: tahsilat ayrı kaydedilir; fatura oluşturmak ödemeyi kendiliğinden kapatmaz.
• Ek hizmeti seçmeden fatura beklemek: servis ve satış kaydı tutmak e-Fatura hizmetini açmaz.

09 · Ek hizmet

Pakete dahil değil: bilmeniz gerekenler

e-Fatura / e-Arşiv, Carzi Temel ve Standart paketlerine dahil değildir. İsteğe bağlı, yıllık ek hizmet olarak seçilir; güncel bedeli fiyat sayfasında görürsünüz. Entegratör belge kredileri ayrıca değerlendirilir.

Gerçek belge düzenlemek için ek hizmetin kurulumu ve aktivasyonu gerekir. Demo sırasında hizmet talebi oluşturmak, gerçek fatura düzenleme yetkisini kendiliğinden açmaz. Carzi Plus için e-Fatura kapsamı ve ERP bağlantısı teklifte değerlendirilir.

Servis ya da satış kaydı tutmak e-Fatura hizmetini açmaz; ek hizmet seçilmemişse kayıt tutulur, ancak fatura oluşturulamaz.

10 · Servis formu

Servis formu fatura yerine geçer mi?

Hayır. Carzi’nin servis formu (PDF çıktısı) müşteriye işin dökümünü verir; çıktının altında tutarların fiyat teklifi niteliğinde olduğu ve mali değeri bulunmadığı yazar. Mali belge yalnızca fatura işlemiyle oluşur.

Bu yüzden iş akışı şöyle kurulur: servis formunu müşteriye iş dökümü olarak verirsiniz, yasal belge gerekiyorsa aynı kayıttan fatura oluşturursunuz. Biri diğerinin yerine geçmez.

11 · Sınırlar

Kapsam dışında kalanlar

Carzi bir muhasebe programı değildir. Faturaya bağlı ödeme eşleştirme ve muhasebe mutabakatı bu özelliğin kapsamında değildir; yasal defter ve kapanış işlemleri muhasebecinizde kalır. Hangi belge türünün işletmenize uygun olduğu konusunda mali müşavirinize danışın.