Carzi Standart ile Oto Servislerde Stok Takibi

01 · Problem

Rafta duran parça paradır; kayıtta yoksa görünmez

Yağ, filtre, balata, ampul, sarf malzeme... Rafta duran her şey ödenmiş paradır. Stok kaydı yoksa bu para sessizce kaybolur. Usta parçayı alır, kağıda yazmayı unutur. Müşteriye fiyat verilirken parçanın ne kadara alındığı hatırlanmaz.

Defter ve Excel ile stok tutan servislerde şu durumlar sık görülür:

• Parça serviste kullanılır ama hiçbir yerden düşülmez; raf sayıldığında fark çıkar, nedeni bulunamaz.
• Tedarikçi fiyatı artar ama satış fiyatı eski kalır; her satışta kâr biraz erir.
• Aynı ürün farklı isimlerle tekrar tekrar yazılır; hangisinden kaç adet kaldığı belli olmaz.
• Stokta var sanılan parça rafta çıkmayabilir; müşteri araçla birlikte bekler.
• Aynı parça gereksiz yere ikinci kez sipariş edilir.

Stok takibinin amacı rafı milimetrik saymak değil, “bu parçadan kaç adet kaldı, kaça aldım, kaça sattım” sorusuna kayıttan cevap verebilmektir.

02 · Nasıl çalışır

Ürün kartından stok hareketine

Aşağıdaki akış Carzi Standart’taki gerçek ekranlarla anlatılıyor. Görüntüler örnek verilerle hazırlanmıştır.

1. 1Ürün kartlarını oluşturun

   Stok listesinde her ürün için stok kodu, barkod, OEM kodu, ad, kategori, marka, tedarikçi, alış fiyatı, satış fiyatı ve KDV oranı tutulur. Ürünleri Excel dosyasıyla yükleyebilir, mevcut listeyi indirebilirsiniz. Alış ve satış fiyatı değişikliklerinin geçmişi de kayıtlıdır; hangi fiyatla ne zaman çalıştığınızı sonradan görürsünüz.

   

   

   

2. 2Satın aldığınız parçayı stoka alın

   Stok alımı ekranında tedarikçiyi, ürünleri, adetleri ve alış fiyatlarını girersiniz. Kayıt stoğu artırır; ödeme durumu tedarikçi hesabına yansır. Depo yönetimi etkinse alımı hedef depoya yazarsınız. Tedarikçi özelliği işletmenizde açıksa tedarikçi borcu ve ödemeleri de aynı akıştan izlenir.

   

   

   

3. 3Serviste ve satışta ürün kartından seçin

   Servis kaydına parça eklerken ürünü stok kartından seçersiniz. Kayıt tamamlandı ya da teslim edildi durumuna geçtiğinde kullanılan adet stoktan düşer. Servis dışı satışta da aynı yöntem geçerlidir: müşteri ve ürün seçilir, toplam görünür, stok hareketi oluşur. Stoku yetersiz ürün varsa ekran uyarır; işletme ayarlarında eksi stoğa izin verilmediyse servis tamamlanmaz.

   

   

   

4. 4Hareket geçmişinden farkı arayın

   Her ürünün stok hareket geçmişinde tarih, eski miktar, yeni miktar ve açıklama durur. Sayımda fark çıkarsa nedenini bu geçmişten geriye doğru ararsınız.

03 · Depo

Birden fazla depo, raf konumu, transfer ve sayım

Bazı işletmeler stoku tek rafta tutmaz: ana depo, atölye rafı, şube deposu. Depo yönetimi etkinleştirildiğinde depolar ilgili şubelerle ilişkilendirilir. Ürün miktarı depo bazında görünür ve ürün için raf ya da konum bilgisi yazılabilir.

Depolar arasında transfer oluşturabilir, depo bazında sayım yapıp farkı kaydedebilirsiniz. Giriş, çıkış ve transferler hareket geçmişinden geriye dönük incelenir. Depo görüntüleme ve işlem yetkileri rol bazlı verilir; her çalışan her depoyu yönetmek zorunda değildir.

Bu kapsam günlük parça ve depo işine odaklanır.

• Transfer: Kaynak ve hedef depo arasında transfer açılır; Yola Çıkar deyince adet kaynaktan düşer, Teslim Al deyince hedefe eklenir. Transfer yalnızca aynı şubeye bağlı depolar arasındadır; başka şubeye stok göndermek için o şubenin deposuna stok alımı girilir.
• Sayım: Sayımlar’da depo seçilip ürünler ve sayılan miktar girilir; Sayımı Tamamla ile farklar depoya işlenir. Bu işlem geri alınamaz, onay ekranı çıkar.
• Ürün tipi ve görsel: Lastik, jant, sibop ya da genel ürün tipi seçilir; lastikte ebat ve sezon yazılır. Her ürüne en fazla 6 görsel eklenebilir.
• Toplu işlem: Ürünleri İndir ile Excel şablonunu alıp doldurur, Ürün Yükle ile yüklersiniz; eşleşme stok koduna göredir, var olan ürün güncellenir, yenisi eklenir, hatalı satırlar ayrı listelenir. Toplu Ürün Yönetimi’nde birden çok ürünün ad, kategori, marka, tedarikçi, kritik seviye, alış-satış fiyatı ve KDV’si tabloda tek seferde güncellenir; stok adedi değişirse açıklama istenir.
• Raporlar ve besleme: Stok Raporları düşük stok, en çok satanlar ve aylık giriş/çıkışı gösterir. Ürün, stok ve fiyat web mağazanıza ve Google Alışveriş’e besleme olarak, pazaryeri ek hizmetiyle Trendyol, Hepsiburada, N11, Pazarama ve Çiçeksepeti’ne aktarılabilir; alış fiyatı dışarı çıkmaz.

04 · Örnek senaryo

Örnek: bir yağ bakımı stokta nasıl görünür?

Aşağıdaki rakamlar örnektir; gerçek bir işletmeye ait değildir.

Rafta 12 adet yağ filtresi, 8 adet hava filtresi ve 40 litre motor yağı olduğunu varsayın. Müşterinin aracı yağ bakımına gelir. Servis kaydına ürün kartlarından 1 yağ filtresi, 1 hava filtresi ve 4 litre yağ eklenir.

Kayıt tamamlandığında yağ filtresi 11, hava filtresi 7, yağ ise 36 litre olarak görünür. Usta ayrıca stok ekranına girip düşüm yapmak zorunda kalmaz; üç hareket de ürünlerin hareket geçmişinde durur.

Haftaya yağ filtresi alımı yapıldığında stok alımı ekranında 10 adet girilir, tedarikçi bilgisi ve alış fiyatı kaydedilir. Alış fiyatı değişmişse ürün kartındaki satış fiyatını o gün güncellersiniz; eski fiyatla satış yapma riski azalır.

05 · Rutin

Haftalık stok kontrol rutini

Stok takibi kısa ama düzenli bir alışkanlıktır. Şöyle bir düzen kurabilirsiniz:

• Her gün: Servis ve satışlarda ürünü kartından seçin; elle yazılan parça adı stok hareketi üretmez.
• Haftada bir: Stok raporlarında depo bazında kullanılabilir miktarlara, azalan ürünlere ve giriş-çıkış hareketine bakın.
• Tedarikçiden mal gelince: Stok alımını aynı gün girin; alış fiyatı ve ödeme durumu kayıtlı kalsın.
• Ayda bir: Sık kullanılan ürün grubunda raf sayımı yapın, farkı sayım kaydına işleyin.
• Fiyat değişince: Toplu ürün yönetimiyle fiyatları güncelleyin; tek tek değiştirmek zaman kaybıdır.

06 · Sık hatalar

Stok takibinde sık görülen hatalar

• Her ürünü bir günde kartlamaya çalışmak: önce yağ, filtre ve balata gibi en sık hareket gören ürünlerle başlayın.
• Parçayı serviste elle yazmak: bu yöntemle stok hareketi oluşmaz, stok miktarı hep fazla görünür.
• Aynı ürüne iki kart açmak: stok kodu ve barkodla arayıp mevcut kartı kullanın.
• Satın almayı girmemek: miktar ve maliyet eksik kalır, kârlılık yanlış okunur.
• Sayım farkını görmezden gelmek: küçük farklar birikir; nedenini hareket geçmişinden arayın.

07 · Kime uygun

Kime uygun, hangi paket gerekir?

Parçanın stoktan düşmesini, alış maliyetini ve depo hareketini izlemek isteyen servisler ile yedek parça satışı yapan işletmeler için uygundur. Stok kapsamı Standart paketindedir.

• Carzi Temel: parça adını ve bedelini servis kaydına elle yazarsınız; ürün kartı, adet ve depo hareketi Standart’tadır.
• Carzi Standart: ürün kartları, stok hareketleri, Excel’den ürün aktarımı, depo, raf, transfer, sayım, servis dışı ürün satışı ve stok alımı. Tedarikçi borcu ve ödeme takibi, işletmenizde tedarikçi özelliği açıksa gelir.
• Carzi Plus: rezervasyon, sipariş ve sevkiyat zinciri gibi ihtiyaçlar için ihtiyaca özel teklifle değerlendirilir.
• Çok sayıda ürün ve eski kayıt varsa uygun kayıtlar Temel, Standart ve Parça Satış’ta ücretsiz taşınır; kapsam kayıtların durumuna bağlıdır.