Oto Servis Cari Takip ve Alacak Yönetimi

01 · Vade

“Kalanı haftaya veririm” cümlesinin kayda geçmesi

Serviste alacak çoğu zaman kötü niyetle değil, söz havada kaldığı için büyür. Müşteri peşinatı verir, usta kalanı hafızasına yazar, hafta geçer. Üçüncü haftada aranacak müşteri aranmaz çünkü kimse tutarı net hatırlamaz.

Cari takibin işi bu sözü bir sayıya çevirmektir: hangi müşteri, hangi kayıt, ne kadar kaldı, ne zamandan beri.

02 · Ödemeyi almak

Ödeme servis kaydına girer, kalan kendiliğinden düşer

Kaydın Ödemeler sekmesinde Yeni Ödeme Ekle ile tarih, tür (Nakit, Kredi Kartı, Havale/EFT) ve tutarı girersiniz. Ödeme Özeti toplamı, ödenen ve kalan tutarı gösterir; kalandan fazla ödeme kabul edilmez. Yanlış girilen ödeme Ödemeyi Düzenle ya da Ödemeyi Sil ile düzeltilir, işlem İşlem Geçmişi’nde kalır.

Müşteri tek tutarı birden çok işe ödüyorsa payları ilgili kayıtlara siz bölüştürürsünüz; Carzi toplu ödemeyi kendiliğinden dağıtmaz.

1. 1Teslimde kalan tutarı görün

   Servis kaydının özetinde genel toplam, ödenen, kalan ve müşteri bakiyesi birlikte durur. Kısmi ödemeli iş İş Panosu kartında “Kısmi ödendi” görünür; çıktıda bakiyeyi müşteriye gösterebilirsiniz.

   

   

   

03 · Listeler

Alacaklar ve Tahsilatlar: iki ayrı soru

Alacaklar, “kimde ne kadar param var” sorusunun listesidir: müşteri, telefon ve bakiye; bakiyeye göre sıralayıp en büyük açık hesabı üste alırsınız, “Raporu Görüntüle” ile PDF ya da yazdırma çıktısı alırsınız.

Tahsilatlar ise “bugün ne girdi” sorusunun listesidir: müşteri, ödeme türü, işlem türü (servis kaydı ya da satış), tarih ve tutar. Tür, işlem türü ve tarih aralığıyla süzersiniz.

1. 1Alacaklar listesinde bakiyeleri sıralayın

   Finans > Alacaklar müşteriyi, telefonunu ve bakiyesini listeler. Bakiye sütununa göre sıralamak haftalık arama listenizi çıkarır.

   

2. 2Tahsilatlar listesiyle günü kapatın

   Gün sonunda Tahsilatlar’ı ödeme türüne göre süzer, nakit ile kart ve havale toplamlarını kasa ve banka hareketinizle karşılaştırırsınız.

   

   

   

04 · Yaşlandırma

Hangi borç ne kadar zamandır bekliyor?

Toplam alacak tek başına yanıltır: dünkü iş ile üç aydır ödenmeyen iş aynı rakamın içinde durur. Standart’taki Finans > Alacak Yaşlandırma müşterileri 0-30, 31-60 ve 61+ gün gruplarına böler, en eski borcu listenin başına koyar. Ödemeler en eski borçtan başlayarak düşülür, yani parçalı ödeme yapan müşterinin ilk işi kapanmış, sonraki iş açık sayılır.

Satırdaki Nazik hatırlatma düğmesi müşterinin adını, işletme adınızı ve borç tutarını içeren hazır mesajı açar; metni düzenleyip WhatsApp’ta gönderirsiniz. Telefon kayıtlı değilse düğme pasiftir, mesaj siz göndermeden gitmez. Ekran finans görüntüleme yetkisine bağlıdır. Carzi ihtar ya da icra başlatmaz.

05 · Ekstre

Müşteri ekstresi: ne gösterilir, nasıl gider?

Müşteri kartındaki Hesap Hareketleri sekmesinde tarih aralığını seçersiniz; satırlarda servis kaydı numarası ve araç plakası görünür. Fiyatlar, Bakiye ve Araç sütunlarını açıp kapatırsınız, böylece müşteriye yalnız ihtiyacı olan görünür.

Ekstre PDF ya da Excel alınır; e-posta ve WhatsApp ile gönderim aynı ekrandadır, kayıtlı e-posta ve telefon hazır dolu gelir. Gönderimi siz başlatırsınız. WhatsApp için gerçek bir telefon numarası gerekir; geçici numarayla uyarı çıkar.

Tedarikçi borçları ayrı cari kayıtlardır; müşteri alacağıyla birleştirilmez.

06 · Örnek senaryo

Örnek: iki işi açık kalan müşteri

Rakamlar kurgusaldır.

Müşterinin mart ayındaki frenden 6.000 TL’si, nisandaki klima işinden 2.500 TL’si açıktır. Nisan sonunda 3.000 TL öder. Carzi ödemeyi en eski borçtan düşer: mart işinin 3.000 TL’si kalır, klima işi olduğu gibi durur. Alacak yaşlandırmada müşteri, en eski açık borcunun tarihine göre 31-60 grubuna girer.

Sizin yapacağınız iş, müşteri satırındaki Nazik hatırlatmayı açıp mesajı kendi cümlenizle düzenlemek ve göndermektir. Müşteri “neydi bu rakam” derse Hesap Hareketleri’nden iki işi plakayla gösteren ekstreyi PDF olarak gönderirsiniz.

07 · Rutin

Haftalık cari rutini

• Teslimde ödemeyi o anda kayda girin, kalan tutarı müşteriye yüksek sesle söyleyin.
• Pazartesi: Alacaklar’ı bakiyeye göre sıralayıp ilk üç müşteriyi arayın; Standart’ta 61+ grubundan başlayın.
• Aynı tahsilatı iki kez girmeyin: Ödeme Özeti’ndeki ödenen toplamı kontrol edin.
• Ay sonu: açık hesabı olan müşterilere dönem ekstresini gönderin.

08 · Gider ve kârlılık

Tahsilatın yanında gider ve kâr: “iyi hafta” gerçekten kâr mı?

Muhasebeci ay sonunda üç şey ister: ne kadar kazanıldı, ne harcandı, ne kadarı tahsil edilmedi. Serviste bu üç cevap genellikle üç ayrı yerdedir; Carzi’de gelir servis raporlarında, gider Finans > Giderler’de, tahsilat Tahsilatlar ve Alacaklar listelerinde durur.

Finans > Giderler > Yeni Gider ile gider adını, ödeme türünü, tarihini ve tutarını girersiniz: kira, elektrik, malzeme, maaş. Kârlılık raporundaki “İşletme Giderleri” buradan gelir; gider girmezseniz kâr olduğundan yüksek görünür. Kârlılık raporu ciro, brüt kâr, işletme giderleri ve operasyonel net kârı özetler, servis kaydı bazında ciro, kalem maliyeti ve kârı listeler; maliyeti girilmeyen kalem sonucu yukarı çeker. Bu görünüm işletme yönetimi içindir, resmi kâr-zarar tablosu yerine geçmez. Hesap hareketleri nakit girişlerini ve kasa bakiyesini gösterir; gün sonunda sayımınızla karşılaştırırsınız.

Örnek (rakamlar kurgusal): Haftada beş iş kapanır, ciro 38.000 TL olur. Aynı hafta 6.500 TL’lik kira ve elektrik Giderler’e girilir. Ciro, doğrudan maliyet ve gider yan yana durduğunda gelirin iyi göründüğü hafta, net kârda çok daha sönük çıkar.

Muhasebeciye devir: Alacaklar, Tahsilatlar, Giderler ve Kârlılık listelerini Excel olarak indirebilir; Alacaklar listesini ve müşteri ekstresini PDF alıp yazdırabilirsiniz. Tedarikçi ve personel borçları Finans > Borçlar’da (tedarikçi özelliği açıksa) ayrı cari kayıtlar olarak durur; müşteri alacağıyla mahsup edilmez. Ürün kapsamında muhasebe programına doğrudan bağlantı yoktur; Paraşüt ek hizmetiyle müşteri, fatura ve tahsilat Paraşüt’e aktarılır, ERP ihtiyacı Plus’ta kapsam değerlendirmesiyle ele alınır.

09 · Ön muhasebe programı

Muhasebecinin ön muhasebe programı varken servis programı neden gerekir?

Genel ön muhasebe programı fatura, cari, kasa ve banka hareketi ve mali rapor tutar; odağı belge ve hesaptır, “bu fatura hangi araca, hangi iş emrine ait” sorusu genellikle kapsam dışıdır. Oto servis programı plakayı, müşteri ve araç kartını, iş emrini, parça ve işçilik kalemlerini, ödemeyi ve kalan tutarı tutar; faturalama bu kayıttan beslenir. Kısacası ön muhasebe “ne kesildi” sorusuna, servis programı “hangi araçta ne yapıldı, ne kadar tutuyor, ne kadarı tahsil edildi” sorusuna cevap verir.

Genel programda serviste karşılığı olmayan şeyler şunlardır:

• Plakayla müşteri ve araç geçmişini açmak; önceki servisler, kilometre ve notlar.
• Kabul, onay ve teslim aşamalarını panoda izlemek; usta ve parça bekleme durumu.
• Müşteriye kalem kalem fiyatı ve durumu gösteren bağlantı; WhatsApp ile servis çıktısı.
• Parça kullanımının stoktan düşmesi (Standart) ve iş emri bazında kâr.
• Personel prim hakedişinin işi yapan ustaya bağlı izlenmesi (Standart).
• Sonraki bakım tarihi ve kilometresi; QR ile paylaşılan araç servis geçmişi.

Yalnızca fatura ve cari düzeyinde kayıt tutuyorsanız ön muhasebe programı yeter. Plakaya bağlı iş, parça, usta ve açık alacak takip edecekseniz servis programı gerekir; çoğu serviste ikisi birlikte çalışır: günlük kayıt Carzi’de, resmi muhasebe muhasebecinin programında kalır, köprüyü rapor ya da Paraşüt aktarımı kurar.

10 · Sınır

Cari takip nerede biter?

Müşteri hesabı, tahsilat, ekstre, gider ve kârlılık kayıtları ile (Standart’ta) yaşlandırma burada anlatılanlardır. Carzi genel muhasebe programı değildir: amortisman, yasal defter, bilanço, kapanış ve beyan işlemleri muhasebecinizde kalır. Müşteri hesabı, tahsilat, ekstre, gider ve kârlılık Temel’de, alacak yaşlandırma Standart’tadır. Faturalama için e-Fatura / e-Arşiv ek hizmetine bakın.