Oto Servislerde Alacak ve Tahsilat Takibi Nasıl Yapılır?

Bir oto serviste gelir sorunu her zaman az iş yapıldığı anlamına gelmez. Bazen iş çoktur, dükkân doludur, usta çalışır, parça gider, fatura kesilir; ama ay sonunda kasaya bakınca beklenen tutar yoktur. Bunun en büyük sebeplerinden biri alacak ve tahsilat takibinin zayıf olmasıdır.

Sanayide “abi sonra gönderirim”, “haftaya uğrarım”, “şirket ödeyecek”, “parça gelsin kapatırız” gibi cümleler çok duyulur. Bunlar kötü niyetli olmak zorunda değildir. Ama kayıt yoksa, takip yoksa, tarih yoksa, açık bakiye unutulur.

Ciro ile tahsilat aynı şey değildir

Servis sahibi bazen günlük yapılan işlere bakıp iyi ciro yaptığını düşünür. Ama ciro, kasaya giren para değildir.

Örneğin bugün 20.000 TL’lik iş yaptınız:

• 8.000 TL nakit alındı
• 5.000 TL kredi kartı alındı
• 7.000 TL müşteride kaldı

Bu durumda satış 20.000 TL olabilir ama kasaya giren 13.000 TL’dir. Geri kalan 7.000 TL takip edilmezse kâr kâğıt üzerinde kalır.

O yüzden oto servislerde sistem şu ayrımı net göstermelidir:

• Toplam satış
• Tahsil edilen tutar
• Açık bakiye
• Vadesi geçen alacak
• Müşteri bazlı borç

Açık bakiye servis kaydına bağlı olmalı

Müşterinin toplam borcunu bilmek önemlidir ama borcun hangi işten kaldığını bilmek daha da önemlidir.

Müşteri geldiğinde “sizde 4.500 TL borç var” demek yerine şunu gösterebilmek gerekir:

• 12 Mart yağ bakımı: 1.800 TL kalan
• 4 Mayıs fren işlemi: 2.700 TL kalan

Bu bilgi hem müşteriye açıklama yapmayı kolaylaştırır hem de tahsilatı daha net hale getirir.

Ödeme yöntemi ayrı takip edilmeli

Oto servislerde ödeme farklı şekillerde alınabilir:

• Nakit
• Kredi kartı
• Havale/EFT
• Çek/senet
• Parçalı ödeme
• Veresiye/cari

Bunlar ayrı ayrı kayıt altına alınmalıdır. Çünkü gün sonu kasa kontrolü, banka kontrolü ve cari takip buna bağlıdır.

Ayrıca ödeme yöntemi raporu işletmeye şunu gösterir:

• En çok hangi ödeme tipi kullanılıyor?
• Kredi kartı komisyonu etkisi nedir?
• Nakit akışı yeterli mi?
• Hangi müşteriler sürekli açık bakiye bırakıyor?

Tedarikçi borcu da unutulmamalı

Oto serviste sadece müşteri alacağı yoktur. Tedarikçiye olan borçlar da kontrol edilmelidir. Parça alınır, araç yapılır, müşteri öder veya ödemez; ama tedarikçi günü geldiğinde parasını ister.

Bu yüzden servis sistemi müşteri alacağı ile tedarikçi borcunu birlikte göstermelidir.

Patron şunu görebilmelidir:

• Müşterilerden toplam alacak
• Tedarikçilere toplam borç
• Bu hafta ödenecek borçlar
• Bu hafta tahsil edilmesi gereken alacaklar

Bu tablo yoksa nakit akışı sürpriz yapar.

Tahsilat hatırlatma listesi olmalı

Alacak takibinde en işe yarayan şeylerden biri hatırlatma listesidir. Sistem size düzenli olarak şunları göstermelidir:

• Bugün aranacak müşteriler
• 7 günü geçen alacaklar
• 30 günü geçen alacaklar
• En yüksek borçlu müşteriler
• Son işlemden sonra ödeme yapmayanlar

Böyle bir liste varsa servis sahibi veya personel her gün 10 dakika ayırarak ciddi para toplayabilir.

Her işte gerçek kâr görülmeli

Tahsilat takibi sadece borç listesi değildir. İşin kârlılığını da etkiler.

Bir servis kaydında şunlar görünmelidir:

• Parça maliyeti
• İşçilik geliri
• İndirim
• Tahsil edilen tutar
• Kalan bakiye
• Brüt kâr

Çünkü bazı işler yüksek tutarlı görünür ama maliyet yüksekse kâr düşüktür. Bazı işler de tahsil edilmediği için kâğıt üzerinde kâr yazar, kasada para bırakmaz.

Sonuç

Oto servislerde alacak ve tahsilat takibi, dükkânın sağlıklı yürümesi için şarttır. İş yapmak kadar yapılan işin parasını zamanında almak da önemlidir. Açık bakiyeler, tedarikçi borçları, ödeme yöntemleri ve servis bazlı kâr düzenli takip edilirse nakit akışı daha öngörülebilir hale gelir.

Carzi ile müşteri bakiyelerini, servis bazlı ödemeleri, tahsilat kayıtlarını ve açık alacakları tek panelden takip edebilirsiniz. Alacaklarınızı daha düzenli yönetmek için ücretsiz deneyebilirsiniz.