Excel ya da Defterle Servis Takibi mi, Oto Servis Programı mı?

01 · Dürüst başlangıç

Defter ve Excel nerede yeter?

Bir yöntemi bırakmak için sebep gerekir. Şu durumlarda mevcut düzeniniz çoğu zaman yeterlidir:

• İşleri tek kişi alıyor, yazıyor ve tahsil ediyorsa; bilgi zaten kafasında ve defterindedir.
• Aynı müşteri nadiren geri geliyor ve geçmişe bakmaya ihtiyaç duyulmuyorsa.
• Veresiye ya da parçalı ödeme yoksa; “kim ne kadar borçlu” sorusu çıkmıyorsa.
• Müşteri durumu telefonla sormuyorsa, usta ve ofis arasında bilgi taşımak gerekmiyorsa.

Bu maddelerden ikisi artık geçerli değilse, aşağıdaki karşılaştırma sizin için.

02 · Yan yana

Aynı iş, iki yöntemde nasıl yürür?

• Geçmişi bulmak: Defterde tarih ve sayfa aranır; Excel’de filtre kurulması gerekir. Carzi’de plakayı ya da müşteri adını yazarsınız; önceki servisler, kilometre ve notlar müşteri ve araç kartında durur.
• Tutarı hesaplamak: Satırlar elle toplanır, KDV ve indirimde küçük hatalar birikir. Carzi’de ad, fiyat, adet, indirim ve KDV girilir; ara toplam, genel toplam, ödenen ve kalan kendiliğinden hesaplanır.
• Tahsilat ve alacak: Ödeme başka bir sayfaya yazılır, ay sonunda borç dökümü elle çıkarılır. Carzi’de her ödeme ayrı kayıttır; kalan tutar müşteri hesabında açık alacak olarak görünür, Alacaklar listesi müşteri bazında toplar.
• Parça ve stok: İkisinde de sayım ve düşüm elle yapılır. Carzi Temel’de parça adı ve bedeli elle yazılır; Standart’ta ürün kartı, stok alımı ve serviste otomatik düşüm vardır.
• İşin durumu: “Arabam hazır mı?” sorusuna cevap için ustaya sorulur. Carzi’de İş Panosu açık işleri aşama aşama gösterir; her servis kaydına bir müşteri linki üretilir, müşteri durumu ve kalem kalem fiyatı kendi telefonunda görür.
• Müşteriye belge: PDF ya da fotoğraf elle hazırlanır. Carzi’de servis çıktısı PDF, yazdırma ya da WhatsApp ile paylaşılır; gönderimi siz başlatırsınız.
• Ekip erişimi: Paylaşılan bir dosyada genellikle dosyayı açan herkes tüm kayıtları görür. Carzi’de roller ekran ve işlem bazında yetki verir; finans yetkisi olmayan kullanıcıya ödeme, bakiye ve maliyet gösterilmez, kritik işlemler 30 gün saklanır.

03 · Geçiş

Defterin tamamını yeniden yazmanız gerekmez

Geçişte bütün eski defter taşınmaz; günlük işte gereken kısım girer, kalanı rafında kalır. Uygun kayıtların taşınması Temel, Standart ve Parça Satış paketlerine dahildir; kaynaklar önce incelenir ve her kaydın birebir aktarılacağı garanti edilmez.

Önce neyin taşınacağını seçin: müşteriler (ad, telefon, varsa vergi bilgisi), araçlar (plaka, marka-model, hangi müşteriye ait), açık alacaklar ve Standart paketle çalışacaksanız ürün, adet ve fiyat. Tamamlanmış eski iş emirlerinin hepsini taşımak şart değildir; aktif müşterilerin geçmişini öne alın, gerisini arşivde bırakın.

• Kaynakları listeleyin: defter, ajanda, servis formu, Excel, eski çıktı; hangisi güncel?
• Önceliği aktif müşterilere ve açık alacaklara verin; örnek sayfaları ya da dosyaları inceleme için paylaşın, bir dosyanın açılabilmesi aktarılabileceği anlamına gelmez.
• Doğrulama toplamlarını önceden yazın: kaynaktaki müşteri sayısı, araç sayısı ve açık alacak toplamı. Taşıma sonrası programdaki karşılığıyla karşılaştırın; fark varsa eksik kayıtların listesini isteyin. Açık alacak farkı doğrudan paranızdır, tek tek müşteriye inilerek kapatılmalıdır.
• Rolleri kurun (kim kayıt açacak, kim ödeme alacak, kim rapor görecek) ve işin sakin olduğu bir hafta başında başlayın.
• Kısa paralel çalışın: iki yerde uzun süre kayıt tutmak uyuşmazlık üretir. İlk hafta sabah gelen araçları programda açın, gün içinde parça ve işçilik girin, akşam açık bakiyelere ve devam eden işlere bakın; ikinci haftada defter yalnız arşiv olarak açılır.
• Sık düşülen hatalar: her şeyi taşımaya çalışıp geçişi aylara yaymak, doğrulamayı atlamak, ekibi sürece katmamak ve geçişi yoğun sezona denk getirmek.

04 · Sınırlar

Carzi ne yapmaz, neye dikkat etmelisiniz?

• Carzi tarayıcıdan çalışan bulut bir uygulamadır; çalışması için internet bağlantısı gerekir.
• Program yalnızca girilen kaydı tutar; kayıt disiplini yine sizdedir. Ödemeyi siz kaydeder, müşteriyle iletişimi siz yürütürsünüz.
• Stok, satış ve personel/prim takibi Standart paketle açılır; Temel yalnızca servis akışını, tahsilatı ve servis kârlılığını kapsar.
• E-Fatura / E-Arşiv ücretli ek hizmettir; gerçek belge denemede düzenlenmez.