Klima servisinde iş akışı ve mevsimlik hatırlatma

Haziranın ikinci haftasında klima soğutmayan araçlar kuyruğa girer; ocakta atölyenin bir köşesi boştur. Uzman atölyelerin en mevsimlik işi klimadır ve dalgalanmayı yönetmenin iki yolu vardır: işi her seferinde aynı düzenle kayda almak, müşteriye sezon gelmeden ulaşmak.

Bu yazı kabulden teslime kayıt akışını ve hatırlatma düzenini anlatır. Teknik işlemler (basınç, gaz miktarı) üreticiye ve ekipmana bağlıdır; burada yalnız kayıt tarafı var. Uzman atölyenin geri kalan alanları (akü, egzoz, rot-balans) için oto tamir programı sayfasına bakın.

Akış: yedi adım

1. Kabul. Plakayı yazın, müşteri ve araç gelsin; kilometreyi ve şikâyeti müşterinin cümleleriyle girin: “soğutmuyor”, “kötü koku geliyor”, “sesli çalışıyor”.
2. Kontrol. Yaptığınız kontrolleri ve bulguyu servis notuna yazın; aynı şikâyet farklı nedenlerden gelebilir.
3. Onay. Teşhisten sonra yapılacak iş ve tutarı müşteriye bildirin. Müşteri linki kullanıyorsanız fiyat kalem kalem müşterinin telefonunda görünür ve müşteri “Onaylıyorum” diyebilir.
4. İşlem ve malzeme. İşi işçilik kalemi, gazı, yağı, filtreyi malzeme kalemi olarak girin; tür ve miktar tekrar gelişte referans olur.
5. Garanti. Takılan parçaya ya da yapılan işe verdiğiniz süreyi yazın.
6. Sonraki bakım. Müşteriyle konuşup sonraki servis tarihini kayda işleyin.
7. Tahsilat. Kısmi ödeme varsa kalan tutar müşteri hesabında kalır.

Klima işini işçilik tanımı yapın

“Klima gazı dolumu”, “klima temizliği”, “kompresör değişimi” gibi işleri her kayıtta yeniden yazmak hem zaman alır hem fiyatı kişiye göre oynatır. Uzman atölye segmentindeki hesaplarda Klima gazı dolumu gibi iş adları hazır şablon olarak gelir; şablon yalnız ad ve KDV taşır, fiyatı siz yazarsınız. Servis kaydında “İşçilik Ekle” ile aranabilir bir listeden seçersiniz. Fiyatı giderden türetmek için işçilik ücreti yazısına bakın.

Yaz öncesi hatırlatma düzeni

Müşteri klimayı sıcak bastırınca hatırlar. Yoğunluğu dağıtmak için:

• Tarihi kayda yazın. Her klima servisinde sonraki servis tarihini müşteriyle konuşup yazın.
• Listeyi bahardan çıkarın. Geçen yaz ya da kış klima servisi yapılan araçları tarayın.
• Mesajı kısa tutun. “Klima bakımı zamanı yaklaşıyor, randevu için bize ulaşabilirsiniz.”
• Gönderimi günlere yayın. Hepsi aynı gün yazılırsa kuyruk da aynı güne gelir.

Carzi’de sonraki servis tarihi servis kaydındaki “Sonraki Servis Tarihi” alanındadır. Aramalar ve Hatırlatmalar ekranının Bugün sekmesi (Temel ve Standart) bu tarihi 14 gün kala listeler; Yaklaşan sekmesi (Standart) 60 gün öncesinden gösterir ve hazır mesajı seçilen müşteriler için sırayla WhatsApp’ta açar. Mesajı siz gözden geçirip gönderirsiniz; Carzi kendiliğinden mesaj atmaz. Bakımı yalnız tarihe bağlamak yerine kilometreyle birleştirmenin mantığı yağ değişimi yazısında işlenmiştir; klimada ise kilometre yerine mevsim belirleyicidir.

Garanti ve geri gelen iş

Klima işlerinde aynı arıza haftalar içinde tekrar gelebilir. Önceki işlemi ve verdiğiniz garantiyi görmek hem hizmet hem maliyet açısından önemlidir. Standart’ta kalem bazında garanti süresi (ay) ve kilometre sınırı girilir; araç tekrar geldiğinde garanti durumu “aktif”, “doldu” ya da “km aşıldı” olarak görünür ve aynı araç aynı kalemle geri gelirse geri gelen iş işareti çıkar. Garantinin geçerli olup olmadığına siz karar verirsiniz. Ayrıntı garanti damgası sayfasında.

Örnek bir klima günü

Aşağıdaki akış yöntemi göstermek için kurgusal bir örnektir. Sabah bir müşteri “klima yeterince soğutmuyor” diyerek gelir. Plaka yazılınca önceki klima servisi varsa tarihi ve yapılan iş görünür. Şikâyet müşterinin sözleriyle girilir, kontrol sonucu servis notuna eklenir. Gaz dolumu gerekiyorsa işçilik tanımından eklenir; kullanılan malzemenin türü ve miktarı kaleme yazılır. Müşteri linkiyle tutar onaylanır, iş yapılır, ödeme alınır. Çıkışta sonraki bakım tarihi konuşulup araç kaydına yazılır.

Sık yapılan hatalar

• Kullanılan malzemeyi yazmamak; tekrar gelişte ne yapıldığı bilinmez.
• Onaysız ek iş yapmak.
• Sonraki bakım tarihini boş bırakmak; listede araç görünmez.
• Hatırlatmayı yaz sıcağına bırakmak.
• Garantiyi sözlü vermek.

Sık sorulan sorular

Carzi klima bakımı için müşteriye otomatik mesaj gönderir mi?

Hayır. Hatırlatma ekranları yaklaşan bakımları listeler ve hazır mesajı seçtiğiniz müşteriler için açar; mesajı siz gözden geçirip gönderirsiniz.

Klima servisi için hazır işçilik şablonu var mı?

Uzman atölye segmentinde Klima gazı dolumu gibi iş adları hazır gelir, Akü testi, Akü değişimi, Egzoz kaynak, Arıza tespit, Rot-balans ve Cam değişimi gibi başlıklarla birlikte. Fiyat sıfır gelir; siz yazarsınız.

Hatırlatma ekranı hangi pakette?

Bugün listesi Temel ve Standart’tadır; muayene, sigorta gibi tarihlerle 60 güne kadar bakan Yaklaşan sekmesi ve akıllı bakım tahmini Standart’tadır.

Klima için kilometre hatırlatması gerekir mi?

Çoğu zaman gerekmez; klima mevsimlik bir iştir, tarih yeterlidir. Kilometreye dayalı hatırlatma yağ gibi hareketli parçalarda anlamlıdır.

Müşteri onayı yazılı olmak zorunda mı?

Zorunlu değil ama itirazı azaltır. Müşteri linkinde onay verildiğinde kayda geçer; telefonla alınan onayı da servis notuna yazın.